El propósito principal de la Providencia es garantizar que los sistemas informáticos empleados para emitir facturas fiscales, así como otros documentos, cumplan con altos estándares de seguridad, confiabilidad y trazabilidad. Esto busca fortalecer la transparencia fiscal y asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.
¿Adicionalmente a los Proveedores de Sistemas, Quiénes deben cumplir con esta normativa?
Los Usuarios de estos sistemas: que requieran emitir facturas y otros documentos fiscales como Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, entre otros.
En Gaceta Oficial Nº 43.032 del 19/12/2024, fue publicada la Providencia Nº SNAT/2024/000121 de fecha 26/11/2024.
A continuación, presentamos un resumen de la providencia:
- ¿Cuál es el objeto de la Providencia Administrativa SNAT/2024/000121?
La Providencia SNAT/2024/000121 tiene por objeto regular las condiciones y requisitos que deben cumplir los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, a los efectos de ser homologados y autorizados por el SENIAT (Artículo 1). - ¿Quiénes deben estar autorizados por el SENIAT?
Las personas naturales, sociedades cooperativas y personas jurídicas domiciliadas en el país que sean proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales (Artículo 2). - ¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos?
Los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad de inviolabilidad de los registros, entre otros requisitos técnicos específicos (Artículo 3). - ¿Qué deben presentar los proveedores para obtener la autorización?
Los proveedores deben presentar una solicitud de autorización ante la Intendencia Nacional de Tributos Internos del SENIAT, incluyendo datos de identificación, correo electrónico, ficha técnica del sistema, manuales técnicos, y otros documentos específicos (Artículo 4). - ¿Qué sucede después de consignar los recaudos?
La Intendencia Nacional de Tributos Internos notificará al solicitante la fecha, lugar y hora parala evaluación técnica del sistema informático, y emitirá un informe vinculante sobre el cumplimiento de los requisitos (Artículo 5). - ¿Cuál es el plazo para emitir el acto administrativo de homologación?
La Intendencia Nacional de Tributos Internos tiene un plazo de quince (15) días hábiles para emitir el acto administrativo que acuerde o niegue la homologación y autorización del sistema informático (Artículo 6). - ¿Cuándo se negará la solicitud de homologación y autorización?
La solicitud se negará si se incumplen los requisitos, se comprueban irregularidades, o si los socios, directores o administradores del solicitante tienen antecedentes específicos que impidan la autorización (Artículo 7). - ¿Cuáles son las obligaciones de los proveedores de sistemas informáticos?
Los proveedores deben garantizar que los sistemas informáticos estén homologados, no facilitar programas que desvíen registros fiscales, y notificar cualquier irregularidad al SENIAT, entre otras obligaciones que deben cumplir los usuarios de los softwares (Artículo 8). - ¿Qué deben hacer los proveedores al desarrollar una nueva versión del sistema?
Deben solicitar la homologación de la nueva versión ante la Intendencia Nacional de Tributos Internos del SENIAT
(Artículo 9). - ¿Cuál es el procedimiento para homologar una nueva versión del sistema?
El proveedor debe presentar un escrito ante la Intendencia Nacional de Tributos Internos, que tiene quince (15) días hábiles para emitir el documento que acuerde o niegue la homologación (Artículo 10). - ¿Qué sucede una vez autorizada la nueva versión del sistema?
El proveedor puede efectuar la instalación automática de la nueva versión sin afectar el funcionamiento del sistema ni la integridad de los datos (Artículo 11). - ¿Quiénes son responsables de cambios no autorizados en los sistemas?
Tanto el desarrollador como el proveedor son responsables si los usuarios realizan cambios no autorizados en los sistemas informáticos (Artículo 12). - ¿Cuándo puede el SENIAT revocar la autorización otorgada?
El SENIAT puede revocar la autorización si se incumplen las disposiciones de la Providencia, se producen alteraciones en los mecanismos de seguridad (Artículo 13)
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
1.Plazo para adaptar sistemas informáticos:
Los contribuyentes tienen 90 días continuos desde la publicación en Gaceta Oficial para adaptar o adquirir sistemas de facturación homologados por el SENIAT.
2.Plazo para imprentas digitales:
Las imprentas digitales autorizadas tienen30 días hábiles desde la vigencia de esta Providencia para informar al SENIAT sobre los sistemas que usan y solicitar su homologación, cumpliendo con los requisitos del Artículo 4.
DISPOSICIONES FINALES
1.Acceso a sistemas informáticos:
El SENIAT puede acceder a los sistemas de facturación para verificar su correcto funcionamiento, realizar auditorías y solicitar reportes de transacciones.
2.Evaluación a proveedores de sistemas:
El SENIAT puede evaluar posteriormente a los proveedores de sistemas autorizados para verificar el cumplimiento de esta normativa.
3.Sanciones por incumplimiento:
El incumplimiento será sancionado según lo establecido en el Código Orgánico Tributario.
4.Uso exclusivo de sistemas autorizados:
Los contribuyentes deben usar únicamente sistemas homologados por el SENIAT para emitir facturas y documentos fiscales.
5.Responsabilidad de los proveedores de sistemas:
Los proveedores serán sancionados como coautores si sus sistemas son usados para defraudación tributaria (según el Código Orgánico Tributario, Título III, Capítulo IV).
6.Publicación de proveedores autorizados y revocados:
El SENIAT publicará en su Portal Fiscal la lista de proveedores autorizados y aquellos a los que se les haya revocado la autorización.
7.Instructivos y formatos:
El SENIAT publicará en el Portal Fiscal los instructivos y formatos necesarios para cumplir con esta Providencia.
8.Definición de Portal Fiscal:
Se entiende como Portal Fiscal la página web https://declaraciones.seniat.gob.ve o cualquier otra que la sustituya
9.Entrada en vigencia:
Esta Providencia entra en vigencia desde su publicación en la Gaceta Oficial de Venezuela.
ASPECTOS IMPORTANTES QUE DEBEN CUMPLIR LOS SOFTWARE:
- Integridad y seguridad de los registros:
Garantizar que los registros sean íntegros, continuos, confiables, accesibles, legibles, trazables, inalterables e inviolables. - Envío electrónico al SENIAT:
Transmitir de forma automática, segura, inmediata y fehaciente los registros de facturación o datos fiscales requeridos. - Registro de eventos:
Registrar automáticamente todas las interacciones, operaciones y sucesos ocurridos en el sistema. - Corrección de facturas:
Solo permitir modificaciones mediante notas de débito o crédito, manteniendo inalterables los datos originales. No se permiten las anulaciones de Facturas. - Trazabilidad y fechas:
Asegurar que los datos registrados sean rastreables y estén correctamente fechados, incluyendo la hora exacta. - Cumplimiento de la Ley de IVA:
Garantizar que el sistema aplique correctamente las normas del IVA, desde el hecho imponible hasta la emisión del documento fiscal. - Normativa de facturación:
Cumplir con las normas vigentes sobre emisión de facturas y documentos fiscales. - Acceso del SENIAT al sistema:
Proporcionar una clave de consulta que permita al SENIAT acceder al sistema, y toda la información fiscal requerida.
Esencia general: Los sistemas informáticos deben garantizar seguridad, trazabilidad, cumplimiento legal y acceso fiscal, asegurando que los registros sean confiables e inalterables.
RECOMENDACIONES:
CUMPLIMIENTO DE PLAZOS
Asegurarse de hacer uso únicamente de sistemas administrativos que han cumplido con el proceso de homologación. Como en efecto a2 Softway que a sido Homologado dentro de los primeros Software en cumplir con los requisitos establecidos por el Seniat. Los usuarios deben actualizar sus sistemas lo antes posible.
PREVENCION
Mantener un plan de servicio y revisión continua de los sistemas informáticos para asegurar que cumplen con los requisitos técnicos y de seguridad establecidos por el SENIAT
CAPACITACIÓN Y CONCIENCIA
Capacitar a su equipo y a los usuarios de los sistemas administrativos para su correcto uso y sobre las obligaciones y responsabilidades establecidas en la Providencia para evitar incumplimientos.
ASESORÍA TRIBUTARIA Y TÉCNICA
Mantenga comunicación principalmente con su Contador y Empresa prestadora de servicios de software para asegurar el cumplimiento de todas las disposiciones de la Providencia SNAT/2024/000121 y evitar posibles sanciones.
De Igual manera adjuntamos la providencia SNAT/2024/000121 en formato PDF para su consulta.
